Předložené zásady zpracování osobních údajů se týkají zásadně osobních údajů fyzických osob. V těchto zásadách vysvětlujeme, jakým způsobem a z jakého důvodu jsou Vaše osobní údaje shromažďovány a zpracovávány. Dále se dočtete o způsobu zabezpečení Vašich osobních údajů.

Společnost HULVA & PARTNERS s.r.o., advokátní kancelář, IČ: 29458471, se sídlem Opava, náměstí Republiky 2/1, PSČ 746 01, (dále jen „advokátní kancelář“ či „správce“) jako správce zpracovává osobní údaje. Osobní údaje jsou zpracovávány za účelem výkonu advokacie, a to na základě souhlasu subjektů údajů, z důvodu plnění smlouvy uzavřené s klientem, z důvodu oprávněného našeho zájmu na zpracování osobních údajů nebo z jiného zákonného důvod pro zpracování osobních údajů advokátní kanceláří. Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou nebo po dobu stanovenou právními předpisy pro uchování osobních údajů a v souladu s těmito zásadami zpracování osobních údajů.

Osobní údaje zpracováváme v souladu s právními předpisy, především se zákonem č. 85/1996 Sb. (zákon o advokacii) a Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES.

Osobní údaje získáváme přímo od vás, od našich klientů, zájemců o zaměstnání či protistran a jejich zástupců, ale též od třetích stran jako jsou např. státní orgány, váš zaměstnavatel, vaši obchodní partneři nebo z veřejně dostupných databází.

V případě, že nám zašlete Vaše osobní údaje, poskytujete nám tímto souhlas s jejich zpracováním k účelu, k jakému jste nám tyto údaje doručili.

1. Účely zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat z těchto důvodů:

• V případě, že nám poskytnete souhlas se zpracováním vašich osobních údajů.
• Pro plnění smlouvy o poskytování právních služeb či plnění požadavků klientů (výkon advokacie dle zák. č. 85/1996 Sb., o advokacii);
• Pro plnění právních povinností ve smyslu legislativy, tedy předávání osobních údajů orgánům státní správy, případně dalším orgánům veřejné moci v souladu s příslušnými právními předpisy, pokud jsme k tomu povinni či jsme k tomu vyzváni a nebrání nám povinnost mlčenlivosti; řádné vedení advokátního spisu včetně e-mailové komunikace, seznamu kontaktů a poskytovaných služeb; řádná archivace advokátního spisu;
• Pro zasílání obchodních sdělení, nabídek služeb či informací o legislativních novinkách zejména z oblasti práva a podnikání (jak prostřednictvím doručovatele pošty tak emailu);
• Pro ochranu oprávněného zájmu advokátní kanceláře jako je například identifikace osob v prostorách naší recepce, identifikace klienta ve smyslu zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii a zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti; ochrana sítě proti poškozujícímu jednání nebo ochrana před zneužitím webové stránky;
• Pro ochranu oprávněného zájmu třetích osob v souladu s pravidly upravujícími výkon advokacie;
• Pro vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů zejména v případě Vašeho zájmu o využití našich právních služeb anebo zájmu o zaměstnání v naší advokátní kanceláři či jinou spolupráci s advokátní kanceláří.

2. Jaké údaje a pro jaký účel zpracováváme:

Osobní údaje jsou zpracovávány v listinné podobě i elektronicky.

3. Předávání a sdílení osobních údajů

Osobní údaje jsou předmětem mlčenlivosti advokáta. Tyto sdílíme s třetími stranami pouze a jen za těchto okolností:

• Máme-li výslovný souhlas subjektu osobních údajů.
• Je-li to nezbytné v souvislosti se zastoupením klienta v soudním, správním či jiném řízení.
• Při plnění našich povinností, při čemž je potřebná kooperace s našimi spolupracujícími daňovými poradci, auditory, notáři, exekutory, překladateli.
• V případě, že máme zákonnou povinnost tak učinit. Vaše osobní údaje mohou být předány státním orgánům či soudům pouze pokud předáním osobních údajů neporušíme naši povinnost mlčenlivosti. V takovém případě, není-li to platnou právní úpravou zakázáno, Vás budeme o naší povinnosti předat údaje třetí osobě předem informovat.

4. Bezpečnost 

Vaše osobní údaje jsou u nás v naprostém bezpečí. Veškeré dokumenty v listinné podobě se nacházejí v uzamykatelných skříních nacházejících se v kancelářských prostorách s omezeným přístupem a náležitým zabezpečením. Dokumenty obsahující osobní údaje v elektronických databázích jsou ukládány v šifrovaných souborech na našich vlastních serverech. Zásadně nevyužíváme cloudových uložišť třetích osob. Servery jsou zabezpečeny firewally a pokročilými antivirovými programy. Přístup do databází je možný pouze po zadání přihlašovacího údaje a hesla. Všichni spolupracující advokáti, zaměstnanci a poskytovatelé služeb, kteří mají přístup k důvěrným informacím, jsou vázáni povinností mlčenlivosti.

5. Vaše práva

• Právo na přístup k osobním údajům znamená, že fyzická osoba má právo od nás získat informace o tom, zda zpracováváme její osobní údaje, a pokud ano, o jaké údaje se jedná a jakým způsobem jsou zpracovávány. Fyzická osoba má také právo, abychom bez zbytečného odkladu opravili na její žádost nepřesné osobní údaje, které se jí týkají. Neúplné osobní údaje má fyzická osoba právo kdykoli doplnit. S ohledem na naši zákonnou povinnost mlčenlivosti nemusíme vyhovět žádosti na přístup k osobním údajům. Toto právo může být odepřeno, případně nemusí být ani sdělena informace, zda jsou osobní údaje fyzické osoby zpracovávány.
• Právo na výmaz osobních údajů představuje jinými slovy vyjádřenou naši povinnost zlikvidovat osobní údaje, které o fyzické osobě zpracováváme, pokud jsou splněny zákonné podmínky a fyzická osoba o to požádá. Nemáme povinnost této žádosti vyhovět, pokud máme jiný zákonný důvod pro zpracování osobních údajů, o čemž bude žadatel o výmaz informován.
• Fyzická osoba má právo, aby advokátní kancelář v určitých případech omezila zpracování jejích osobních údajů. Proti zpracování, které je založeno na našich oprávněných zájmech, zájmech třetí strany nebo je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, má fyzická osoba právo kdykoli vznést námitku.
• Právo na přenositelnost údajů dává našim klientům možnost získat osobní údaje, které nám poskytli v běžném a strojově čitelném formátu. Tyto údaje může následně předat jinému správci, nebo pokud je to technicky možné, žádat, aby si je správci předali mezi sebou.
• Právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů se neuplatní v případech, kdy osobní údaje jsou zpracovávány z důvodu plnění smlouvy uzavřené s klientem, advokátní kancelář má oprávněný zájem na zpracování osobních údajů nebo je zde jiný zákonný důvod pro zpracování osobních údajů advokátní kanceláří, nikoli na základě souhlasu se zpracováním.

6. Uplatnění práv

1. Veškerá tato práva mohou fyzické osoby uplatnit osobně v pracovní době v sídle advokátní kanceláře nebo elektronicky prostřednictvím datové schránky či emailu opatřeného elektronickým certifikovaným podpisem na doručovací adresu: office@hulva.cz.
2. Žadatel je povinen advokátní kanceláři prokázat svou totožnost.
3. Žádost o uplatnění práv není zpoplatněna. Advokátní kancelář si však vyhrazuje právo požadovat po žadateli, který uplatňuje jakékoliv právo opakovaně (tj. podruhé v průběhu posledních 6 měsíců), úhradu administrativního poplatku ve výši 300 Kč.
4. Veškeré žádosti jsou vyřizovány jednatelem neprodleně. Není-li to možné, jsou žádosti vyřizovány ve lhůtě 30 dní.
5. Zjevně bezdůvodným nebo nepřiměřeným žádostem nebude vyhověno, o čemž bude žadatel informován.
6. S ohledem na širokou povinnost mlčenlivosti naší advokátní kanceláře a jejích pracovníků bohužel nebude možné v celé řadě případů žádostem vyhovět, a to ani částečně. Z důvodu advokátní mlčenlivosti nebude advokátní kancelář poskytovat ani informaci, zda osobní údaje příslušného subjektu údajů zpracovává, či nikoliv.

V případě jakýchkoli dotazů či nejasností nás kontaktujte emailem na adrese: office@hulva.cz, telefonicky: +420 553 717 132 či v sídle naší advokátní kanceláře: Opava, náměstí Republiky 2/1, PSČ 746 01.

Pokud budete mít pochybnosti o dodržování povinností souvisejících se zpracováním osobních údajů, lze se rovněž obrátit se stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Praza 7, Pplk. Sochora 27, PSČ 170 00, www.uoou.cz.

Upozorňujeme však, že zjevné zneužití práva dle předcházejícího odstavce může naplňovat znaky skutkové podstaty některého z trestných činů, přestupku či správního deliktu.

JUDr. Tomáš Hulva, MBA, LL.M.
jednatel
HULVA & PARTNERS s.r.o., advokátní kancelář